Een nieuwe stageperiode komt eraan. De vacatures zijn verzameld, studenten hebben hun voorkeuren doorgegeven en dan begint voor veel opleidingen, die voor de studenten matchen, het echte werk: het zorgvuldig matchen van een grote groep studenten aan beschikbare stageplekken.
Wat volgt, lijkt in de praktijk vaak meer op een grote puzzel. Excelbestanden worden bijgewerkt, voorkeurslijsten gecontroleerd en capaciteiten afgestemd met het werkveld. Zodra de eerste voorstellen zijn gemaakt, blijken er toch onvolkomenheden te zijn. Een student wisselt van leerroute, een opdrachtgever heeft minder capaciteit beschikbaar dan eerder gedacht, een regio klopt niet of een voorkeursplek is toch niet passend. Het gehele voorstel moet opnieuw bekeken worden. En soms nog een derde keer. Lees hieronder hoe dit verleden tijd is met de Slimme Match Assistent.
Waarom slimme ondersteuning het proces fundamenteel verandert
In OnStage zien we dagelijks hoe belangrijk matching is binnen opleiden in de praktijk. Maar we zien ook hoe veel tijd en energie het kost. Zeker binnen opleidingen, waar grote aantallen studenten gekoppeld moeten worden aan een beperkt aantal beschikbare plekken.
De Slimme Match Assistent is ontwikkeld om precies dat probleem op te lossen. Niet door het proces van de coördinator over te nemen, maar door het repetitieve en foutgevoelige werk te verlichten. Hierdoor ontstaat ruimte om juist aandacht te besteden aan de studenten en situaties die maatwerk nodig hebben.
Matchen op basis van informatie die aansluit op de praktijk
De Slimme Match Assistent werkt op basis van gegevens die direct uit de praktijk komen. Studenten geven zelf hun voorkeursplekken door, organisaties geven hun vacature en actuele capaciteit aan en de opleiding bepaalt de criteria die leidend zijn voor het matchproces. Vervolgens maakt de assistent op basis van al deze informatie in één keer een logisch en eerlijk voorstel voor de volledige groep.
De coördinator blijft altijd verantwoordelijk voor de uiteindelijke beoordeling en verwerking. Het voorstel wordt dus nooit automatisch doorgevoerd. Dat zorgt ervoor dat er ruimte blijft voor persoonlijke afwegingen, bijzondere omstandigheden of gesprekken met studenten.
Een proces dat past bij de visie van de opleiding
Elke opleiding hanteert een eigen benadering voor het matchen van studenten. De Slimme Match Assistent ondersteunt verschillende werkwijzen.
In opleidingen waar studentvoorkeuren leidend zijn, selecteren studenten eerst meerdere voorkeursplekken via de vacaturebank in OnStage. De Slimme Match Assistent beoordeelt vervolgens welke studenten geplaatst kunnen worden op hun eerste voorkeur, hoe de overige plekken het eerlijkst verdeeld kunnen worden en op welke locaties nog ruimte is. Het resultaat is dat de meeste studenten direct op een passende plek terechtkomen, zonder handmatig schuiven of eindeloze bijstellingen.
Voor opleidingen die een volledig objectieve aanpak hanteren, kan de matchronde ook plaatsvinden via een willekeurige loting. De assistent houdt zich daarbij aan de voorwaarden die de opleiding vooraf vastlegt. Zo ontstaat een eerlijk en transparant proces dat zowel reproduceerbaar als uitlegbaar is.
Waar matchen eerder gepaard ging met controleren, corrigeren en het synchroniseren van lijstjes, ontstaat met de Slimme Match Assistent een proces waarin alle betrokkenen overzicht houden. Studenten krijgen sneller duidelijkheid, stageorganisaties ontvangen tijdig en correct een passend voorstel en coördinatoren zien in één oogopslag waar nog actie nodig is.
Een logische stap in de verdere digitalisering van het stageproces
Matching staat nooit op zichzelf. Het maakt deel uit van een keten waarin vacatures verzameld worden, overeenkomsten worden opgesteld en ondertekend, begeleiding wordt georganiseerd en beoordelingen worden vastgelegd.
De Slimme Match Assistent versterkt die keten door het matchproces voorspelbaar, eerlijk en inzichtelijk te maken. Opleidingen die ermee werken, ervaren dat ze minder tijd kwijt zijn aan herhaling, minder fouten hoeven te corrigeren en vooral meer tijd overhouden voor studenten die extra aandacht nodig hebben.
Zo ontstaat een matchproces dat niet alleen sneller gaat, maar vooral rust en vertrouwen brengt. Voor studenten, voor stageorganisaties en voor iedereen die betrokken is bij het begeleiden van praktijkleren.
