Een student heeft de perfecte stageplek gevonden. De overeenkomst is opgesteld, aangeboden aan de student en het stagebedrijf voor ondertekening — en daarna wordt het stil. Niemand weet precies waar het document zich bevindt, wie nog aan zet is of wanneer het proces wordt afgerond. Ondertussen duiken er nieuwe versies op, omdat gegevens niet blijken te kloppen of nog moeten worden aangevuld.
Voor veel onderwijsinstellingen een herkenbaar beeld. Het contract wordt automatisch gegenereerd vanuit een bronsysteem, maar eenmaal verstuurd blijkt er toch iets te missen: een verkeerd adres, een fout in de startdatum, een onjuiste contactpersoon. Het document gaat nog een keer heen en weer — en dan nog een keer. Voor je het weet bestaan er drie of vier varianten van dezelfde overeenkomst, en is het onduidelijk welke versie leidend is.
Het gevolg is vaak onnodig werk: handmatig afstemmen tussen afdelingen, studenten die wachten, stagebedrijven die bellen om te vragen waar hun contract blijft. De oorzaak ligt zelden bij de mensen zelf, maar in versnipperde informatie. Bronsystemen bevatten wel de formele gegevens, maar sluiten niet altijd aan op wat er in de praktijk gebeurt.
Wanneer de gegevens dichter bij die praktijk worden beheerd, verandert dat beeld ingrijpend. Contracten kunnen worden gegenereerd op basis van actuele, gecontroleerde informatie, en worden vooraf aangevuld en gecontroleerd voordat ze verstuurd worden. Daardoor klopt in verreweg de meeste gevallen de eerste versie al direct.
Lees meer over hoe OnStage met digitaal ondertekenen overzicht biedt:
Van handtekening naar proces
Digitale ondertekening binnen OnStage zorgt ervoor dat overeenkomsten automatisch worden verstuurd naar de juiste betrokkenen. Coördinatoren, studenten, begeleiders en controleurs kunnen op elk moment zien wie al getekend heeft en waar nog actie nodig is. Zo ontstaat een transparant proces waarin niets uit het oog raakt.
Wanneer de onderwijsinstelling een intern akkoord wil geven — bijvoorbeeld omdat de inhoud al is goedgekeurd — kan dat direct binnen OnStage. Voor andere situaties, waarin een formele digitale handtekening wettelijk vereist is, is een koppeling met een ondertekenplatform beschikbaar. Op die manier wordt ondertekenen onderdeel van het voorbereidingsproces, in plaats van een losstaande handeling ernaast.
Nieuwe mogelijkheden: ValidSign en SigningHub
Tot nu toe konden instellingen via OnStage al ondertekenen met Signhost.
In de loop van 2025 worden daar twee nieuwe opties aan toegevoegd: ValidSign en SigningHub.
ValidSign wordt veel gebruikt in het Nederlandse onderwijs en binnen de publieke sector, terwijl SigningHub in Vlaanderen een vaste waarde is. Deze laatste wodt toegepast door Digitaal Vlaanderen, waardoor Vlaamse onderwijsinstellingen digitaal kunnen ondertekenen via de beveiligde infrastructuur die beschikbaar is gesteld door de vlaamse overheid.
Door meerdere platformen te ondersteunen, kunnen instellingen werken met de tools die passen bij hun eigen beleid en afspraken over veiligheid en compliance.
Efficiënt en zorgvuldig
Digitale ondertekening binnen OnStage draait niet alleen om snelheid, maar ook om zorgvuldigheid. Het systeem bewaakt de volgorde van handtekeningen, voorkomt dat documenten dubbel worden verstuurd en zorgt dat er altijd een sluitend overzicht is van wat al is afgerond.
Een volgende stap in digitalisering van het stageproces
De uitbreiding met ValidSign en SigningHub past binnen de bredere ontwikkeling van OnStage: het ondersteunen van het volledige stage- en afstudeertraject in één omgeving.
Digitale ondertekening is daar één onderdeel van — net als matching, begeleiding, beoordeling en communicatie tussen student, werkveld en onderwijsinstelling.
Door meer keuze te bieden in ondertekenplatforms, kunnen instellingen blijven werken zoals ze gewend zijn, terwijl het proces zelf steeds consistenter en inzichtelijker wordt.
De nieuwe koppelingen worden vóór eind 2025 beschikbaar gesteld.
Wil je meer weten over hoe digitaal ondertekenen werkt binnen OnStage?
Neem contact op met het OnStage-team via deze link: https://www.onstagesoftware.com/contact
