De uitdaging: van versnippering naar behoefte aan één centrale plek
Binnen de onderwijsdirectie Zorg & Welzijn van ROC Nijmegen coördineert het BPV-bureau jaarlijks zo’n 2.000 tot 2.500 stageplaatsingen voor twaalf opleidingen. Een enorme logistieke operatie, waarin studenten voorkeuren opgeven, het werkveld eigen wensen en eisen heeft en elk schooljaar opnieuw een nauwkeurige match moet worden gemaakt.
Tot 2020 gebeurde dat grotendeels handmatig. “We deden alles in Excel en via losse mailtjes,” vertelt Lieke Hertman. “Documenten stonden overal verspreid. Dat was foutgevoelig, tijdrovend en gewoon niet meer te doen.”
Ook het werkveld worstelde met het gebrek aan overzicht. “Stagebedrijven wisten vaak niet waar ze informatie konden vinden. Het kwam allemaal via losse mailtjes binnen. Dat werkte voor niemand prettig.”
Daarnaast ontstond er spanning doordat niet iedereen even digitaal vaardig was. En de groei hielp niet mee: “Met zoveel matches per jaar loopt je proces vast als je geen goed systeem hebt.”
Het BPV-bureau had dringend behoefte aan één centrale plek voor matching, communicatie en monitoring, een systeem dat de dynamiek van zorg & welzijn ondersteunt.
De oplossing: OnStage als centrale ruggengraat van het BPV-proces
In de zoektocht naar een matchingsysteem kwam OnStage als beste naar voren. “We zochten iets dat ons volledige proces kon ondersteunen. OnStage had alles wat we nodig hadden,” vertelt Lieke.
De implementatie vroeg tijd en aandacht, niet vreemd bij een proces met duizenden studenten en honderden betrokken werkveldpartners. “In het begin was het wennen. Vooral voor het werkveld. Daarom hebben we vorig jaar al onze handleidingen vernieuwd: per rol, per gebruiker. Die behoefte was er écht.”
Langzaam maar zeker werd OnStage de vaste basis in het BPV-proces. “Ik heb het idee dat iedereen er nu echt aan gewend is. Mensen weten hun weg te vinden, kijken meer zelf, en het gebruik is veel actiever geworden.”
Wat Lieke vooral waardeert, is de helderheid van het systeem: “Alles staat op één plek. Dat geeft rust en maakt het veel eenvoudiger om het proces te bewaken.”
En de blik is ook op de toekomst gericht: “Ik hoop dat we binnenkort kunnen aansluiten bij de AI-matching. Er liggen zoveel kansen om studenten nog beter te matchen op basis van kenmerken, reisafstand of extra ondersteuningsvragen.”
Het resultaat: overzicht, kwaliteit — en een onmisbare schakel in het proces
Sinds de overstap naar OnStage is de druk op het BPV-bureau merkbaar afgenomen. “Voor ons proces is het écht heel belangrijk. Als OnStage zou verdwijnen, zou ons werk een stuk moeilijker worden.”
De communicatie met het werkveld is overzichtelijker, de administratie is gestroomlijnd en studenten ervaren meer duidelijkheid. “Het systeem is gestructureerd en overzichtelijk. Voor mij voldoet het aan alles wat we nodig hebben.”
Zelfs de adoptie is gegroeid tot een punt dat Lieke het bijna niet meer zonder kan: “Ik noem mezelf altijd de meest enthousiaste gebruiker van ROC Nijmegen,” zegt ze lachend. “Als iemand zou beslissen dat we een ander systeem moeten gebruiken… dan ga ik staken!”
Wat begon als een zoektocht naar minder foutgevoelig werken, groeide uit tot een duurzaam fundament onder het volledige stageproces van Zorg & Welzijn. “OnStage ondersteunt ons proces op een manier die je niet meer kunt missen. Ik zou willen dat andere opleidingen dit ook zouden ervaren.”