De Marnix Academie Utrecht leidt ruim 1.300 studenten op tot toekomstige leerkrachten in het basisonderwijs. Dat doet de hogeschool in nauwe samenwerking met meer dan 360 basisscholen in de regio. Samen vormen zij een partnerschap (Partners in Opleiding en Ontwikkeling) waarin de verantwoordelijkheid voor het opleiden van studenten gedeeld wordt. Die samenwerking is van grote waarde, maar maakt het proces ook complex: plaatsing, begeleiding en beoordeling van studenten moeten zorgvuldig en gestructureerd verlopen om alles in goede banen te leiden.
Programmaleider Jessica Kuiper, voormalig functioneel beheerder en onderwijsconsultant Tim Bossinade en huidig functioneel beheer Joris Leistra leggen uit hoe ze dit aanpakken met OnStage.
De uitdaging: grip krijgen op een complex plaatsingsproces
Voor de Marnix Academie Utrecht is het jaarlijks plaatsen van studenten een omvangrijke operatie. Iedere februari start de cyclus waarin partnerscholen hun schoolprofiel invoeren in OnStage. Jessica legt het proces uit:
“Scholen vullen in OnStage een zogenoemd schoolprofiel in, waarin ze niet alleen hun onderwijsconcept en missie beschrijven, maar ook het aantal beschikbare stageplekken. Tweede- en derdejaars studenten krijgen daar in maart inzage in en kiezen vervolgens een school die past bij hun leerroute. Dat doen ze samen met hun studiecoach en schoolopleider. Daarna volgt de partnerscholenmarkt, waar honderden scholen en studenten elkaar ontmoeten. Vervolgens geven studenten hun eerste, tweede en derde voorkeur aan, en start de complexe puzzel van het matchen en plaatsen.”
Die puzzel is allesbehalve eenvoudig. “De grootste uitdaging is het vinden van de juiste match en een zo eerlijk mogelijke verdeling over de partnerscholen,” stelt Jessica.
“Bovendien moeten studenten tijdens hun opleiding diversiteit aantonen: niet vier jaar lang dezelfde soort school, maar ervaring opdoen in verschillende contexten. Denk aan stad en dorp, grote en kleine scholen, of specifieke onderwijsvormen zoals Montessori of Jenaplan. Daarbij moeten wij ook plekken vrijhouden voor de eerstejaars studenten die wij handmatig plaatsen. Eerstejaars studenten worden geplaatst op basis van reisafstand. De vierdejaars laten we juist meer vrij, zij solliciteren zelf bij stageplekken en gebruiken hierbij OnStage ter ondersteuning.”
Daarnaast speelde er nog een tweede uitdaging: de systemen.
“Voor OnStage werkten we met een maatwerkoplossing, die volledig op onze processen was ingericht. Dat werkte uitstekend, maar bleek financieel onhoudbaar. We hebben toen de keuze gemaakt voor een standaard applicatie, zonder onze eigen werkwijze kwijt te raken. De vraag was dus: vinden we een systeem dat flexibel genoeg is om ónze processen te ondersteunen in plaats van andersom?”
De oplossing: flexibiliteit en samenwerking in OnStage
Na een verkenning van verschillende systemen koos de Marnix Academie in 2018 voor OnStage.
“De doorslaggevende factor was dat ons complete proces – van schoolprofielen tot voorkeuren en matching – ingebouwd kon worden in OnStage. Daarmee konden we de kern van ons plaatsingssysteem behouden: studenten en scholen ontmoeten elkaar, er is sprake van keuzevrijheid en er wordt gezocht naar de beste match.”
Jessica vult aan: “De implementatie was niet zonder hobbels. Honderden mensen moesten kunnen inloggen, docenten en instituutopleiders moesten hun weg vinden, en scholen moesten leren hoe ze hun vacatures konden invoeren. In de beginjaren liepen we tegen allerlei foutjes aan – denk aan gebruikte benamingen of onduidelijke rechten voor verschillende rollen – die we stapje voor stapje hebben opgelost. Bijvoorbeeld met duidelijke instructies en begeleiding. Maar uiteindelijk bleek het systeem flexibel genoeg om mee te bewegen met onze processen.”
Een andere uitdaging zat in de inrichting: instituutsopleiders kregen in het begin veel rechten in het systeem.
“Dat was nodig om studenten te kunnen plaatsen, maar maakte het systeem ook kwetsbaar”, legt Tim Bossinade uit. “Wijzigingen werden soms niet consequent doorgevoerd, waardoor gegevens vervuild raakten. Studenten die stopten, tussentijdse wisselingen van scholen en het zelfstandig aanmaken van nieuwe dossiers zorgden voor onvolledige of dubbele registraties.”
Om dat op te lossen, is een grote inhaalslag gemaakt: openstaande dossiers zijn opgeschoond, processen opnieuw ingericht en nieuwe velden toegevoegd. Ook is er ingezet op het creëren van bewustzijn bij gebruikers. Instituutsopleiders — allemaal opleidingsdocenten aan de Marnix Academie — zijn beter begeleid in hoe ze het systeem correct gebruiken.
Daarnaast zijn vaste momenten ingepland om data te controleren.
“Er wordt nu twee keer per jaar met Bureau Samen Opleiden een uitdraai gemaakt van OnStage. Zo worden wisselingen of fouten tijdig opgespoord en gecorrigeerd, waardoor het systeem schoon blijft en de werkdruk afneemt,” beaamt Joris Leistra.
Al met al wordt de samenwerking met OnStage als positief ervaren.
“De implementatie verliep grotendeels via onze consultant,” vertelt Tim. “Hij kende ons proces goed en hielp ons om OnStage daarop in te richten. Later, toen we door nieuwe ontwikkelingen zoals de onderwijsregio’s extra velden nodig hadden, dacht OnStage goed mee.’’
Tim noemt OnStage bovendien een intuïtief systeem.
“Je maakt een groep aan, koppelt studenten en plaatst ze bij vacatures. Dat proces voelt logisch en werkt in de praktijk prettig. Ook nieuwe medewerkers geven aan dat ze na een korte inwerkperiode goed met het systeem uit de voeten kunnen. Dat zegt veel over de gebruiksvriendelijkheid.”
Het resultaat: meer grip en meer samenwerking
Dankzij OnStage heeft de Marnix Academie vandaag veel meer overzicht en grip.
“We beschikken over een actueel bestand van al onze partnerscholen en alle studenten die daar geplaatst zijn,” zegt Jessica. “Dat overzicht is cruciaal, zeker nu door de onderwijsregio’s de financiering anders verloopt en we exact moeten weten wie waar stageloopt. OnStage maakt dat inzichtelijk, mits we het zorgvuldig bijhouden. Dat is precies wat we nodig hebben.”
“Sinds we de dossiers grondig hebben opgeschoond en het proces beter hebben ingericht, is het makkelijker om wijzigingen bij te houden. Dat geeft vertrouwen en bespaart veel werk,’’ besluit Joris.
Daarnaast ondersteunt OnStage de samenwerking tussen hogeschool en partnerscholen.
“Het systeem maakt de communicatie overzichtelijker en zorgt ervoor dat iedereen – van instituutopleider tot schoolopleider – zijn rol kan vervullen,” aldus Jessica.
De resultaten zijn duidelijk zichtbaar. Want hoewel het systeem aanvankelijk een leercurve vroeg, ervaren beheerders, docenten en begeleiders OnStage nu als logisch en gebruiksvriendelijk. Juist omdat de kern van het systeem eenvoudig is — groepen aanmaken, studenten koppelen en plaatsen — kan iedereen er na korte tijd goed mee uit de voeten.
Jessica besluit: “OnStage beweegt met ons mee. Of het nu gaat om een nieuw curriculum of de invoering van onderwijsregio’s, we kunnen het systeem daarop aanpassen. Dat maakt dat OnStage niet alleen een hulpmiddel is, maar echt een partner in ons proces van opleiden in de praktijk. Het helpt ons de verbinding tussen opleiding en praktijk te versterken – en dat is waar het ons uiteindelijk om gaat.”