Hogeschool Windesheim behoort tot de grootste hogescholen van Nederland, met vestigingen in Zwolle en Almere. Samen bieden ze onderwijs aan meer dan 27.000 studenten, verspreid over verschillende domeinen zoals Techniek, Gezondheid & Welzijn, Bewegen & Educatie en het domein Almere.
Binnen Almere, waar circa 4.500 studenten studeren, werken opleidingen nauw samen met het werkveld om studenten goed voor te bereiden op hun loopbaan. Het Praktijkbureau Almere speelt daarin een centrale rol: zij ontzorgen, coördineren en adviseren opleidingen bij alles wat te maken heeft met praktijkleren en stagecoördinatie. Onder leiding van Margreeth Drenth heeft het team afgelopen jaar grote stappen gezet in de professionalisering en digitalisering van het stageproces, met OnStage als fundament.
De uitdaging: versnippering en gebrek aan overzicht
“Binnen onze opleiding Social Work misten we lange tijd het overzicht,” vertelt Margreeth. “Studenten waren soms letterlijk ‘zoek’: niemand wist precies waar ze stageliepen, wie hun begeleider was of alle documenten compleet waren. We werkten met Excel-lijsten, losse notities en e-mails die overal rondzwierven. Als iemand ziek was, lag de administratie stil.”
Ook andere opleidingen binnen het domein Almere hadden hun eigen systemen, hun eigen lijsten en hun eigen tempo.
“Iedereen deed het net anders,” vervolgt Margreeth. “De ene opleiding had een spreadsheet, de andere een Word-bestand. Daardoor was er geen uniformiteit en ging er veel tijd verloren aan het bijhouden van gegevens.”
Daarnaast ontbrak er een centrale stagehistorie.
“We konden niet zien waar studenten in voorgaande jaren hadden gelopen of ze aan alle leerdoelen voldeden. En dat maakte het moeilijk om gericht te begeleiden”, legt Margreeth uit.
Ook de communicatie met stagebedrijven was een uitdaging.
“Bedrijven kregen verschillende formats en documenten toegestuurd, afhankelijk van de opleiding. Dat was verwarrend en niet professioneel. We wilden als hogeschool één herkenbare manier van werken, zowel intern als richting het werkveld.”
Het werd duidelijk: Windesheim Almere had behoefte aan één platform dat het hele stageproces kon ondersteunen – van matching en goedkeuring tot begeleiding, communicatie en rapportage.
De oplossing: structuur, samenwerking en draagvlak
In 2020 begon Windesheim met de implementatie van OnStage. Voor Social Work nam Margreeth het voortouw.
“Mijn doel was duidelijk: één plek waar we alles konden terugvinden, overzicht, historie en een gestroomlijnde communicatie. Geen losse bestanden meer, maar een betrouwbaar systeem dat het werk écht makkelijker maakt.”
In 2021 werd OnStage actief ingezet voor Social Work, PABO en Health. In 2025 volgden de andere opleidingen binnen het domein Almere.
“We hebben ervoor gekozen om te starten met één basisstructuur, een zogenoemd template, die voor iedere opleiding geldt. Van daaruit kunnen opleidingen hun proces uitbreiden. Dat zorgde voor duidelijkheid, rust en een gemeenschappelijke manier van werken.”
De implementatie verliep niet zonder uitdagingen.
“Veel collega’s waren gewend om op hun eigen manier te werken. Het kost tijd om zo’n verandering goed te laten landen,” legt Margreeth uit. “We hebben daarom geïnvesteerd in training en uitleg. Ik ben zelf langsgegaan bij teams, heb demo’s gegeven en collega’s één-op-één geholpen. Zodra ze zagen hoeveel tijd het scheelt en overzicht het geeft, waren ze snel overtuigd.”
Een belangrijke succesfactor is de rol van het Praktijkbureau.
“Wij zorgen dat studenten en begeleidingsgroepen vooraf goed in het systeem staan, dat de inrichting overzichtelijk blijft en dat docenten ondersteund worden. Als iemand vragen heeft, staan we klaar. Dat heeft enorm bijgedragen aan de hoge adoptiegraad. Iedereen werkt nu in OnStage, en dat loopt soepel.”
Het systeem bleek bovendien gebruiksvriendelijk en flexibel.
“Studenten melden zelf hun stage aan, voeren hun contactgegevens in en houden hun voortgang bij. Zodra een stage is goedgekeurd, worden alle documenten automatisch aangemaakt en verstuurd. Ook communicatie verloopt automatisch. Je hoeft dus niet meer na te denken: ‘Heb ik die mail al gestuurd?’ Alles zit erin, het proces is daardoor voor iedereen overzichtelijker geworden.”
Het resultaat: minder administratie, meer kwaliteit
Het verschil met vroeger is groot, vertelt Margreeth enthousiast.
“We hebben nu één systeem en dus één werkwijze. Alle informatie over studenten, bedrijven en begeleiders is op één plek beschikbaar. Daardoor weten we precies waar iedereen zit en hoever ze in het proces zijn. Dat scheelt zó veel tijd en frustratie.”
De administratieve last is drastisch verminderd.
“Vroeger waren we veel tijd kwijt aan het invoeren van gegevens. Nu wordt alles automatisch bijgewerkt. De student is verantwoordelijk voor zijn eigen dossier en wij kunnen meekijken en bijsturen waar nodig. Dat maakt het proces niet alleen efficiënter, maar ook betrouwbaarder.”
Ook de communicatie is sterk verbeterd.
“E-mails en herinneringen worden automatisch verstuurd, en doordat alles op één plek staat, weet iedereen wat de status is. Bedrijven krijgen duidelijke, uniforme berichten, en docenten hoeven niet meer te gissen waar iets blijft hangen.”
Daarnaast verloopt de afronding van praktijkvoorwaarden veel sneller.
“Vroeger konden dossiers weken blijven liggen. Nu zien we direct waar nog actie nodig is, en zodra alles akkoord is, worden de bevestigingen automatisch verzonden. Dat levert veel rust op.”
Volgens Margreeth heeft OnStage niet alleen het proces verbeterd, maar ook het imago van het praktijkbureau versterkt.
“We komen professioneler over naar het werkveld, omdat we sneller en consistenter communiceren. Bedrijven weten dat ze bij ons op de juiste informatie kunnen rekenen.”
Het systeem groeit bovendien mee met de organisatie.
“Of we nu met 100 of 1.000 studenten werken, OnStage blijft overzichtelijk en schaalbaar. We kunnen rapportages draaien, trends signaleren en snel inspelen op veranderingen. En in de toekomst willen we OnStage nog verder integreren in het applicatielandschap.’’
Margreeth besluit:
“We hebben grip, overzicht en rust gekregen, voor studenten, docenten én het werkveld. We kunnen ons nu richten op wat echt belangrijk is: goede begeleiding en kwalitatieve leerervaringen voor onze studenten.”